自动化应收应付共享的流程与实现——以应付业务为例
传统的发票处理方式是将纸质发票上的数据手工录入财务应用系统，这不仅费时费力，而且数据核对容易出错，难以保证数据质量。企业采取应付流程自动化方案后，流程的步骤显著减少，业务流程优化明显，自动化程度显著提升，生产力也显著提升。
财务共享服务中心建立后，应收组和应付组都是非常重要的部门，也是人员较多、工作量较大的部门。应收组承担着整个集团及分子公司的开票、回款、核销、催收等管理；而应付组通常会为几十家法人实体或分支机构提供AP应付、GL总账、AR应收、费用等会计服务。
通过端对端的流程自动化解决方案，企业可以实现应收和应付业务的自动化处理，从而实现业务流程的明显优化，显著提高业务的效率和完成质量。
应付管理难题
对海量发票的处理是财务共享服务中心面临的巨大挑战：传统的发票处理方式是将纸质发票上的数据手工录入财务应用系统，这不仅费时费力，而且数据核对容易出错，难以保证数据质量，是一项低效且极耗内部资源的作业；月末大量纸质发票，来不及录入系统，导致应计负债不准确；供应商争议无法及时记录、反馈，造成增值税发票废票、错票引起的业务延迟和成本；一旦出现差异，企业内部及时沟通存在困难，基本靠人工驱动，信息不连贯，处理缓慢；人工核对发票、PO定单和GR入库单工作量巨大，核对容易出错、效率低下，处理不及时。
手动发票流程会给企业带来严重的风险。信息可能不完整且不准确、任务耗时且效率低下，以及操作中解决方案可能出现分散现象，从而导致可见性不佳且易暴露在风险中。
“从发票到收付款”的端到端流程自动化解决方案
针对以上遇到的应收和应付问题，企业可以使用基于光学字符识别 (OCR)、供应商门户和工作流技术的发票管理实现从供应商对账、发票扫描识别输入、三单校验到审批、记账的自动化，VAT发票网上集中认证等技术来优化流程、提高生产力。
端对端的流程自动化系统采用扫描OCR识别技术，可确保文字识别率高；系统可以自动对接供应商门户，完成供应商对账，付款过程透明可查；系统采用发票自动校验和工作流技术，可以减少人工匹配，自动分配任务；可以实现发票集中认证，在共享服务中心一个点完成全国所有发票认证；采用发票抽取技术，可支持抽取不同开票系统的开票数据。
企业采取应付流程自动化方案后，流程的步骤显著减少，业务流程优化明显，自动化程度显著提升，生产力也显著提升。
发票管理的流程自动化
自动对接供应商服务门户：供应商可以抽取并批量上传开票机的电子发票，从而减少手工录入发票的工作；通过导入ERP的供应商基本信息以及对应的PO（定单）、GR（入库单）完成对帐工作；通过自助服务跟踪发票状态、付款和信用；发送查询请求，协同处理发票相关的争议；调阅发票原始影像，帮助买卖双方更有效沟通。
发票扫描：扫描发票后，将发票影像保存至文档影像服务器；需要对图像进行高比例的压缩处理；支持各式扫描仪，特别是高速扫描仪。
发票OCR识别：自动读取发票影像并准确识别多种发票，在ERP系统中生成电子发票；支持多线程OCR识别；和扫描模块实现异步处理， OCR识别程序在运行时不影响扫描发票工作。
自动三单匹配校验：系统按照预定义规则对发票进行校验，对于物理发票号、公司代码、供应商、税率、货币等出现不一致的发票，或者是重复发票、合同无效发票、价格或数量存在差异的发票以及无法匹配采购订单行项目的发票，系统不予通过。
异常处理：如果出现匹配异常情况，客户争议、例外处理等事件，工作流将自动通知相关人员做进一步检查，并显示在待办工作界面、手机短信、微信、邮件等中提醒。
审批：发票校验完毕后，工作流会自动将发票自动发送到主管环节供批准，可以与通过网上审批或其他方式审批。
自动记账：主管审批完成的发票将自动在ERP系统中记账。
付款：ERP记帐后，工作流会自动将环节流转到付款专员，付款专员确认后，和资金管理系统或网上银行对接，完成给供应商付款。
网上集中认证：先由相关人员统计好收支情况，再确定这个月需要抵扣认证的金额、需要认证哪些发票。
发票认证：操作人员可以灵活地选择待认证发票数据，系统根据配置，将待认证数据发送到相应的税务局进行发票认证，并接受认证结果，更新到集中认证系统中。
数据导出：通过在线上传或者文件方式将认证结果导出。
查询统计：操作人员方便对认证情况进行汇总统计，并查看发票详细信息。
调控暂缓：对一些特殊发票，操作人员可以进行标示隔离，本日或本月可暂时不进行发票认证。
*原文作者吴碧峰，有删改
