费用管理向来是逆境中浓墨重彩的一笔，逆境之下，企业在寻求转机的路上，费用管理首当其冲成为当前着眼点。费用管理正如一面“显微镜”，将企业管理能力的优劣，真真切切反应了出来。

从费用管理入手，启动财务转型

未来已来，将至已至，科技创新已经来到这个时代。可以预见，中国企业的数字化转型服务在未来5年将迎来巨大的发展空间。中国企业在信息技术、全球化竞争和产业升级的外部环境下，不但面临着自身业务与商业模式转向的巨大压力，同时面临着信息工具平台和管理机制转型的巨大挑战。

财务转型近年来已成为各家企业讨论的热门话题，但是何为财务转型，财务转型到底从何做起，如何跳出财务转型的理论圈，却使企业疑惑不已。顾名思义，财务转型是为配合企业转型的需要，运用管理会计等方法，提升企业的运营效率与效益。但是，财务转型不仅带来的是企业管理与制度的转型，也意味着企业技术的变革，如下所示新一代的智能技术。

费用管理的提升于财务转型而言是很好的切入点，单刀直入，效果更清晰明了。通过市场调研来看，为数众多的企业都有一套自己的费控系统，用来管理日常费用及资本性支出报销，减少非必要性开支，控制支出发生的合规性、合理性。但是基本上都具有单据简单、功能单一、内置逻辑简单、数据处理困难、未与核算及预算等系统做交互等特点，换而言之，企业现有的系统更确切的说是费用报销工具还称不上为费用控制系统。

费控系统更新换代的五大方向

在财务转型的趋势下，费用控制系统的“更新换代”被很多企业提上日程。据统计，目前大部分企业的现有费控系统，通常为OA系统开发出的费用报销系统或者核算系统的费用报销模块。费控系统的“更新换代”主要体现在以下几方面：

1． 全流程管控模式

与传统费用报销系统不同的是，升级之后的系统可称之为费用控制系统，因为费用控制系统可全程管控费用。事前控制，在费用发生之前，需相关人员走事前审批事项，事前审批事项可关联预算相关信息，管控事项是否超预算并经由负责人员审批。事中控制，审批通过的事项，可在发生费用后走费用报销流程，部门领导或者归口领导等审核之后，经由财务审批之后，方可付款。事后控制，可将报销事项及金额等经过数据处理与预算数据做对比分析，查看是否符合预算执行进度等。

2． 一站式消费报销流程

商旅、商城模式在费控系统的升级改造中，可以说扮演的角色十分醒目且耀眼，因为它对用户体验的感受最为真切。用户可直接在事前审批通过后，通过商旅、商城或者其他公司协议平台购买机票、火车票或者办公用品等，经相关人员审批后可直接由公司账户付款或者个人垫款后，无需单独再执行费用报销的操作，部分订单发票统一由公司向第三方开具，方便了操作的同时还无需贴票，这也是近些年来企业所推崇的原因。

3． 发票收集及验真查重功能

新型费控系统通常均会引入OCR发票识别功能，用户可以通过手机端或者专门的发票扫描仪，扫描发票系统自动提取信息上传至系统，经用户确认发票信息无误后，自动验真查重。此项功能于用户而言，节省了录入发票信息的操作，方便快捷；于财务人员而言，自动校验发票真伪与重复，在提交阶段便对发票进行了过滤处理，减少了后续发票查验工作。

4． 精细化管理粒度

传统费用报销系统，通常以费用科目为对象进行报销，单据内容的填报也多为简易，因此形成的数据可统计分析的内容较少。费控系统升级改造之后，以发生的事项分类作为报销的起点，事项分类一般比费用科目更为明细且易理解，方便用户理解，减少错误；升级后的费控系统，会采用价税分离机制，除增值税发票等可直接通过OCR提取出的税额，亦可通过系统计算相应的税额，例如火车票的税额，用户也可在特殊情况下填写税额，满足企业按照不含税金额费用控制的需要；单据内容可根据管理需要拓展，例如会议费，可填报会议地点、时间、人数等内容。新型费控系统可从多方面精细化管理粒度，为分析提供数据支持。

5． 智能融合众多系统

打造智能化费控系统，需将多个系统关联，数据密切融合。预算系统作为预算数据的起源，需将确认的预算数据传送至费控系统，关联费控系统事前审批、报销流程，费控系统完成审批，需出纳付款环节可连接企业资金系统付款，付款完成之后费控系统会自动制证，财务人员确认凭证无误后，传送至核算系统，核算系统入，费控基础数据亦可提供BI系统做数据分析。

正确看待升级引发的“槽点”

任何事物的进化带来的不仅仅有正向价值，也一定会伴随着改变所引发的短期不适应。费控系统的升级改造也是如此。费控系统使用的对象十分广泛，乃至于对推崇自主报销的企业来说，上至高层领导下至最底层员工，每个员工都需使用费控系统。因此，费控系统升级改造之后，员工由于不习惯新系统所引发的“吐槽”也相对较多。一般来看，“槽点”主要集中在以下几个方面：

1． 填报内容增多

很多用户反应说，“新费控系统不是强调操作便捷，方便使用吗？为什么填报的内容比之前还多呢？”

操作便捷在于发票信息可自动提取，预算、核算等内容系统可自动关联，但是由于企业在升级费控系统的同时，会精细化管理粒度，因此造成一般报销用户填报的内容较之前多，但是从企业长远考虑，精细化费用管理模式是企业的必经之路。

2． 较之前系统缺乏灵活性

传统费用报销系统，一般线上线下结合，例如审批流程，部分流程可能线下打印出所需资料，交由领导签字即可。而升级后的费控系统，则需要严格按照事项分类以及金额等内容，通过相对应的审批流程才可付款，如若报销人填报的内容有问题，还需打回改正之后重新提交，较传统费用报销系统来说，更加规范化。

3． 为保持系统之间的对接顺畅需用户按需维护部分信息

不同的系统一般都各自为政，若需对接，则需要将部分内容统一方可。一般企业没有建立完善的数据中台，因此还需要手工维护一些映射关系，例如费控系统的人员辅助核算与核算系统的人员辅助核算无法统一，若是有新增，需双方各自新增并保持编码统一，后续企业若能建造数据中台，则可在数据中台中获取一致的人员信息，自动添加即可。

应该强调的是，费控系统升级给用户带来的“不习惯”是短期的，也是企业费用管理进阶的必经之路。企业既不可因此因噎废食，也不可对此视若无睹，而是应在系统建设运行的初期做好相关的培训和宣贯工作，以确保系统的平稳过渡和高效运行。

小结

费控系统升级改造为企业以及企业员工所带来的变化和影响十分巨大，但价值亦不容否认。大数据时代已然来临，企业对费控系统的升级是持续进行的，从EXCEL手工到OA系统费用报销模块，再发展为新型费用控制系统，之所以会一步一步的升级，一方面证明传统费用报销系统已经无法满足企业及用户的需要，另一方面也说明费控系统的“更新换代”是顺应发展趋势的。

总而言之，费控系统促使企业费用管理“焕然一新”，为推动企业发展走出了强有力的一步，疫情之下，尤为凸显。