理论上说，任何可以在电脑上运行的、基于规则的、并且不需要人为干预的流程，都可以使用RPA技术来实现流程的自动化。因此，似乎每个企业都可以在内部轻松找到这样的流程，并能用RPA来快速实现从而达到减员增效的目的。然而，HFS在2017年调研了400家企业的CIO，受访者中30%至50%的企业初始RPA项目都以失败告终，其中41％的企业表示在实施初期缺少合适的案例是项目失败的原因。

那么我们从以下几个方面来详细解读RPA项目的流程选择重点：

1. 如何去选择RPA项目适合的流程；

2. 如何做项目流程实施优先级排序；

3. 用什么策略来做流程优化去确保项目实施过程质量；

4. 有哪些需要注意的流程风险和挑战。

通常我们在RPA立项初期又会有哪些问题呢？比如：适合RPA实施的流程如何挖掘和选择；流程自动化的优先级如何排序才能达到最优的效果；在过程中的风险和挑战又有哪些；我们怎么来评估止损点等，这些问题是在RPA立项准备阶段需要考虑的，都可能成为影响项目成功的关键。

结合在RPA项目咨询和实施的相关经验，我们从业务流程的角度来总结一下，如何在RPA项目中做好流程的策略。

建议1：结合机器人的特点来做流程挖掘

通常我们会在不同行业或者领域中做经典案例总结，比如财务通用流程中的银企对账，回单下载，付款通知等，都是比较经典的财务相关的RPA应用案例。然而由于不同企业IT现状不同，这些案例也不一定能完全适用。

从流程挖掘的层面，我们可以从数据传输的两个维度来考虑RPA适用性。

一个是从系统维度，比如工作流程需要跨过2个或以上的企业内外的系统，但无法通过API来打通，或者短时间内IT目前没有计划完成的功能或报表。无法完全打通的情况，比如第三方平台对账流程；短时间没有办法完全打通的情况，银企对账等流程。

一个是从人员/组织维度，由于权限或者地域问题，数据无法直接获取；或者数据比较敏感，需要无人处理。比如应答机器人为业务直接提供银行报销的回单，由于业务人员没有网银的权限，需要联系财务人员才能获取这个信息。我们通过机器人自动下载回单并提供给业务，避免信息提供不及时的问题，并可以完成无人参与不需要占用财务人员的时间。再有激励发放的流程，机器人可以通过自动计算激励发放的金额，防止人为处理出现错误或不合规现象。

我们把机器人能做的事情分成以下7种类型：

类型1: 收集整理数据

? 数据的搜索和检索（内部&外部）

? 数据的收集和整合

类型2：验证分析数据

? 数据的映射和验证

? 错误的分析和识别

? 有规律的非结构化数据的整理和分析

? 可被OCR识别的数据整理和分析

类型3：记录

? 接收主数据的录入和记录

? 多接口数据录入

? 归档元数据和信息

类型4：计算、决策和产出

? 自动计算

? 基于规则的决策

? 分析报告和输出

类型5：协调和管理

? 数据审查和工作流的分配

? 任务分配和交接处理

类型6：传输和交流

? 数据迁移和测试

? 对员工、供应商和商业伙伴的自动通知

类型7: 生成报表

? 自动收集数据（多系统数据等）

? 计算、汇总并生产格式化报表

选择合适的流程可以实现低成本的投入，却获得快速且显著的效果。这样不仅仅帮助企业获得收益，同时也为RPA项目奠定基础，让业务团队和RPA项目团队带来信心。

建议2：选择合适的流程实现自动化并做好优先级排序

下一步，我们需要确定RPA项目实施的优先级，在这个过程中，我们涉及三个关键维度–对业务的影响，实施的收益以及研发或者流程改进的难易程度，这些对于任何RPA计划的收益和成本都至关重要。

首先，通过以下几个方面来评估业务的影响和自动化的收益：

处理单个业务需要耗费时间（人处理的时间，和机器处理的时间）

业务频率和周期（重复性高）

需要人为干预比例（由于输入信息，阀值，规则等原因，需要人处理。）

预计机器人可执行周期和时间

业务量峰值和低谷

其次，研发或者流程改进的难易程度，需要评估下面几个方面：

输入信息的标准程度

流程稳定性和业务规则的标准程度

需要处理的系统数量和跳转的页面等

需要处理的复杂性和异常

流程连续性

从RPA收益性和RPA可行性两大维度，对流程进行评估。我们应该优先考虑的应该是收益高并且实施成本低的流程，收益低实施成本高的流程则是我们不需要考虑的需求。

建议3：如何做流程优化/重塑来帮助提高项目实施的质量和效率

流程的自动化往往需要和流程优化一起来做，不然项目很难成功。比如，某客户希望实现报销流程的自动审核，但是业务流程的规则需要定义清楚之后，机器人才能按照规则执行审核。财务共享中心需要和营业厅每天核对应收的信息，但是不同营业厅提供的报表却是不同的格式，我们需要通过统一一致的报表，这样RPA在实施过程中会减少非常多的开发量。让我们一起来看看，我们可以通过做什么事情来帮助流程的优化和重塑。

1、调整流程操作步骤的顺序

比如，回单和凭证文件打印流程，原有流程操作是先在银行下载回单然后直接打印，然后再打印凭证，完毕后再手动找到匹配的回单和凭证并装订。如果RPA也按照人工操作进行部署，人为的线下匹配工作也非常大，并没有解决根本问题。按照我们的了解，回单和凭证在录入SAP的过程已经有个匹配关系，那么改变一下原有的流程，首先RPA批量下载银行回单，并读取回单信息再归档命名；然后，按照要求凭证批量下载凭证；最后按照匹配的规则定义好打印顺序，批量打印匹配好的回单和凭证。这样，通过调整步骤，我们提高了整体流程的自动化。

2、调整流程频率或者时间

比如，往来核对由于平时工作繁多一般财务都会在结账前集中对往来，这样的问题是往往因为记漏的情况而往来对不上。我们后来引入RPA让机器人提高往来核对的频率并实时（每周）提醒会计记账，结账前只处理真正异常，结账周期会大大缩短。

3、变更流程操作中循环的方式

还是刚刚回单和凭证文件打印流程，原有人工的操作是先在银行下载回单然后直接打印，然后再打印凭证，完毕后再手动找到匹配的回单和凭证并装订。如果RPA也按照下载一个回单就打印的方式，很可能会因为单个循环操作过长出现异常。更为保险的做法是，先将所有需要打印的文件全部下载至本地，然后依次进行打印循环。通过这种一拆为二的方式，改变流程操作的循环方式，降低RPA运行失败的概率。

4、标准化流程的输入数据源

大部分业务流程都会要求有一定的信息输入，如果信息来源不规则，不统一，不明确，那对该流程进行自动化实施时肯定会遇到不小的阻力和困难。因此，当流程的数据源存在差异，且这种差异是无法预知的时候，就需要对其进行规范和统一。我们在调研某客户的流程时了解到，客户的内部采购往往是没有标准化输入的，有时是邮件，有的时候是电话，这个时候我们还是需要标准化我们的输入信息，比如通过OA系统或者Excel模板的形式提供结构化信息，这样自动化的比例更高。

建议4：尽量实现自动化但不追求100%的自动化

通常在现实数据分析过程中存在“二八法则”，“二八法则”恰恰指出了在原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间存在这样一种典型的不平衡现象：80%的成绩，归功于20%的努力。在RPA的开发中其实也同样遵循二八定律，流程自动化中涉及的80%的业务场景，可能其开发时间只占整个开发时长的20%，或者说，为了实现流程自动化所有异常的处理，可能80%的开发工作量都是为了处理比较特殊的20%业务场景。

举个例子，零售业的门店单据处理一般有很多种输入，其中包括银行回单，Pos小票等，如果我们需要机器人自动区分不同的单据并分别处理，这里就需要调用OCR的功能去读小票的信息，再由RPA来做分拣。但是Pos小票的二维码其实可以提供电子的表单信息，并且OCR的信息转换并不能保证100%正确，再加上会收取一定的费用。那么我们如果需要去实现完全的无人自动化，其中部署和训练OCR+RPA分拣都是一个不小的实施成本，再加上后续OCR读取小票的费用。其实这个流程前期的简单分拣动作完全可以由人来完成，这样实施的周期和后期的费用都会大大降低。

业务人员必须明白100％的自动化是不可能的，如果为了实现100%业务场景自动化，从而将大部分精力花在少数场景中，并付出与之不匹配的实施成本，这其实违背了自动化的初衷。我们需要清楚意识到，RPA也好，其它自动化技术也好，都只是一种提高企业工作管理效率和竞争力的手段，实施过程中应当遵循“合适的才是最好的”原则。